Vademecum

Jakie są wymagania dotyczące protokołów z zebrania członków stowarzyszenia?

icon
icon
2 minut
icon
Redakcja Aktywiusza
Udostępnij
Źródło: źródło: elements.envato.com

Dokumentowanie przebiegu walnego zebrania członków stowarzyszenia jest ważnym obowiązkiem formalnym. Nie istnieją prawnie wiążące wzory dokumentów takich jak lista obecności, uchwała czy protokół z zebrania. Pamiętać należy jednak o pewnych podstawowych wymogach dotyczących tego, jakie dokumenty z zebrań trzeba sporządzać oraz co powinno się w nich znaleźć.

Podstawowym nośnikiem informacji o przebiegu zebrania jest protokół. Wybór przewodniczącego, prowadzącego zebranie, oraz sekretarza (protokolanta) jest podstawowym elementem obecnym w początkowej części obrad. Funkcje przewodniczącego i sekretarza pełnić może każdy uczestnik zebrania, chyba że statut stanowi inaczej. Sam protokół sporządzany jest po zamknięciu walnego zebrania. Wymagane jest podpisanie protokołu przez przewodniczącego obrad oraz sekretarza.

W treści protokołu powinny się zawrzeć:

  • miejscowość i data odbycia zebrania stowarzyszenia,
  • informacja o ilości obecnych członków,
  • szczegóły głosowania w kwestii wyboru przewodniczącego i sekretarza zebrania,
  • informacja o przyjęciu w głosowaniu porządku obrad,
  • przebieg dyskusji,
  • wyniki wszystkich głosowań (ile osób za, ile przeciw, ile się wstrzymało),
  • informacje o przyjętych uchwałach i podjętych decyzjach,
  • podpisy przewodniczącego i sekretarza,
  • wykaz załączników, w tym lista obecności oraz podjęte uchwały (jeśli nie są zawarte bezpośrednio w protokole). 

W razie zawarcia uchwał w załącznikach, a nie bezpośrednio w protokole, one również muszą zostać podpisane przez przewodniczącego oraz sekretarza. Protokoły są jawne wewnątrz stowarzyszenia. Ważną kwestią jest również zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, zwłaszcza ze względu na możliwość zażądania w określonych przypadkach wglądu w ich treść przez organ nadzoru zewnętrznego (starosta powiatu/prezydent miasta). Obowiązek przechowywania może zostać nałożony przepisami statutu na zarząd stowarzyszenia.  

Kliknij tutaj, aby pobrać wzór protokołu w formacie DOCX

Kliknij tutaj, aby pobrać wzór protokołu w formacie PDF

Michał Piekutowski

Czy stowarzyszenie można zlikwidować poprzez uchwałę o samorozwiązaniu?

nie
tak, jeśli w statucie stowarzyszenia widnieje odpowiedni zapis o sposobie jego rozwiązania
stowarzyszenie może być rozwiązane jedynie przez sąd
Loading ... Loading ...

Zobacz także

Aktualności

Multimedialna kultura. Nabór wniosków do konkursu MKiDN dotyczącego kultury cyfrowej
Aktualności

Konferencja „System ochrony zdrowia dziś i jutro. Perspektywa i doświadczenia organizacji pacjentów”
Aktualności

Europejska Fundacja Młodzieży przyznaje fundusze na międzynarodowe działania młodzieżowych NGOsów