Vademecum

Jakie są wymagania dotyczące protokołów z zebrania członków stowarzyszenia?

icon
icon
2 minut
icon
Redakcja Aktywiusza
Udostępnij
Źródło: źródło: elements.envato.com

Dokumentowanie przebiegu walnego zebrania członków stowarzyszenia jest ważnym obowiązkiem formalnym. Nie istnieją prawnie wiążące wzory dokumentów takich jak lista obecności, uchwała czy protokół z zebrania. Pamiętać należy jednak o pewnych podstawowych wymogach dotyczących tego, jakie dokumenty z zebrań trzeba sporządzać oraz co powinno się w nich znaleźć.

Podstawowym nośnikiem informacji o przebiegu zebrania jest protokół. Wybór przewodniczącego, prowadzącego zebranie, oraz sekretarza (protokolanta) jest podstawowym elementem obecnym w początkowej części obrad. Funkcje przewodniczącego i sekretarza pełnić może każdy uczestnik zebrania, chyba że statut stanowi inaczej. Sam protokół sporządzany jest po zamknięciu walnego zebrania. Wymagane jest podpisanie protokołu przez przewodniczącego obrad oraz sekretarza.

W treści protokołu powinny się zawrzeć:

  • miejscowość i data odbycia zebrania stowarzyszenia,
  • informacja o ilości obecnych członków,
  • szczegóły głosowania w kwestii wyboru przewodniczącego i sekretarza zebrania,
  • informacja o przyjęciu w głosowaniu porządku obrad,
  • przebieg dyskusji,
  • wyniki wszystkich głosowań (ile osób za, ile przeciw, ile się wstrzymało),
  • informacje o przyjętych uchwałach i podjętych decyzjach,
  • podpisy przewodniczącego i sekretarza,
  • wykaz załączników, w tym lista obecności oraz podjęte uchwały (jeśli nie są zawarte bezpośrednio w protokole). 

W razie zawarcia uchwał w załącznikach, a nie bezpośrednio w protokole, one również muszą zostać podpisane przez przewodniczącego oraz sekretarza. Protokoły są jawne wewnątrz stowarzyszenia. Ważną kwestią jest również zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, zwłaszcza ze względu na możliwość zażądania w określonych przypadkach wglądu w ich treść przez organ nadzoru zewnętrznego (starosta powiatu/prezydent miasta). Obowiązek przechowywania może zostać nałożony przepisami statutu na zarząd stowarzyszenia.  

Kliknij tutaj, aby pobrać wzór protokołu w formacie DOCX

Kliknij tutaj, aby pobrać wzór protokołu w formacie PDF

Michał Piekutowski

Czy stowarzyszenie można zlikwidować poprzez uchwałę o samorozwiązaniu?

nie
tak, jeśli w statucie stowarzyszenia widnieje odpowiedni zapis o sposobie jego rozwiązania
stowarzyszenie może być rozwiązane jedynie przez sąd
Loading ... Loading ...

Zobacz także

Aktualności

Oświadczenie dotyczące Sprawozdania z kontroli Przewodniczącej Komitetu ds. Pożytku Publicznego w Narodowym Instytucie Wolności
Aktualności

Młodzież też potrafi się organizować cz. II #poznajNGO
Aktualności

Konferencja „Tato – bądź, prowadź, chroń” już 21 października
Aktualności

Rusza nowa kampania „Ekonomia społeczna nie wyklucza”!