Fundacje i stowarzyszenia często prowadzą projekty, których zasięg sięga poza granice gminy-siedziby organizacji. Czasem może to być związane z wyjazdową konferencją, wymianą międzynarodową, czy zwyczajnie pracą terenową. W tej sytuacji warto zastanowić się, nad potraktowaniem wyjazdu jako podróży służbowej. Tak zwanej delegacji.
Na wstępie trzeba odróżnić sytuację, gdy pracownik organizacji mieszka poza gminą-siedzibą organizacji i codziennie (w ramach wykonywania obowiązków wynikających z umowy łączącej pracownika z organizacją) dojeżdża do pracy. Wtedy nie mamy do czynienia z podróżą służbową i koszty tego dojazdu nie mogą być rozliczone w ramach delegacji.
Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy pracodawca (w naszym przypadku stowarzyszenie, lub fundacja) wysyła pracownika ramach służbowych obowiązków poza siedzibę organizacji. Pod słowem pracownika, rozumie się tutaj każdą osobę, która jest związana z organizacją na podstawie umowy o prace, umowy zlecenia, umowy o dzieło, a także umowy wolontariackiej.
Dodatkowo należy podkreślić, że w przypadku umowy wolontariackiej, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło, należy zawrzeć w nich zapisy o ponoszeniu kosztów podróży służbowej przez organizacje.
W sytuacji umów o dzieło, najczęściej dochodzi do rozliczenia poprzez umowę między organizacją, a pracownikiem na łączne rozliczenie kosztów wraz z pozostałą częścią wynagrodzenia za wykonane prace, w ramach jednej faktury. Bezpośrednie koszty podróży są rozliczane w ramach działalności gospodarczej zatrudnionego.
Do kosztów podróży służbowej mogą być zaliczone koszty przejazdów, noclegów, odjazdów środkami komunikacji miejscowej, wyżywienia w czasie podróży oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, w związku z konkretną podróżą służbową. Aby ujednolicić standardy działania, zaleca się stworzenie wewnątrz organizacji regulaminu określającego zasady oraz warunki delegacji.
źródło: pixabay.com
Aby jak najlepiej udokumentować koszty związane z podróżą służbową, zaleca się utworzenie wzoru formularza jednolitego dla całej organizacji. Formularz powinien zawierać dokładny termin (z uwzględnieniem godzin wyjazdu i przyjazdu), trasę oraz cel przejazdu, miejsce docelowe, wysokość wypłaconej zaliczki, a także powinien zawierać miejsce na złożenie podpisów przez obie strony. Załącznikami do formularza powinny być dowody potwierdzające wysokość poszczególnych kosztów. Mogą być wystawiane zarówno na organizacje i na pracownika. Dowodami mogą być bilety, faktury, paragony.
Zasady zwrotu kosztów podróży służbowej najlepiej jest oprzeć o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). Dzięki takiemu rozwiązaniu, organizacja uniknie ewentualnych problemów (lub zwyczajnego zamieszania wynikającego z uwagi na nowy wzór formularza) przy realizacji grantów finansowanych przez organy samorządowe oraz rządowe Rzeczypospolitej.
Źródła:
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167
Loading ...
