Zbieranie danych osobowych podczas wydarzeń

Działalność organizacji w tym procesie polega na organizowaniu, podejmowaniu działań i aktywności o różnorakim charakterze i zasięgu w zależności od podmiotu je organizującego, w szczególności prowadzeniu różnego rodzaju wydarzeń, akcji i kampanii, spotkań, debat, seminariów, konferencji naukowych i prasowych. Wszystkie podmioty organizując akcje i kampanie, osobno czy to wspólnie, czynią to w oparciu o swoje statuty, przyjęte założenia i obowiązujące prawo.

W tego typu wydarzeniach organizacja będzie zbierała dane osobowe uczestnika przez wypełnienie formularza na stronie internetowej informującej o danym wydarzeniu publicznym lub wypełnienie formularza papierowego, np. w recepcji bezpośrednio przed wydarzeniem. Organizacja powinna również zbierać dane osób, które uczestniczą w danym wydarzeniu publicznym w roli prelegenta lub wykładowcy.

Dane osobowe zbierane podczas wydarzeń publicznych będą danymi osobowymi zwykłymi, do których należą m.in.: imię i nazwisko, adres do korespondencji w celu wysłania certyfikatu uczestnictwa, adres e-mail, numer telefonu.

Jeśli chodzi o prelegentów będą to dodatkowo dane dotyczące np. rodzaju zakwaterowania podczas konferencji, tytuł/stopień naukowy, informacje o posiłku podczas konferencji i inne.

Osoby rejestrujące się jako uczestnicy wydarzenia publicznego, powinny mieć możliwość zapoznania się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych , np. poprzez umieszczenie jej pod formularzem zapisu na wydarzenie na stronie internetowej organizacji albo poprzez przedstawienie takiej klauzuli podczas podpisywania listy obecności przed rozpoczęciem wydarzenia.

Tutaj przedstawiamy przykładową treść takiej klauzuli.

Czy organizacja może także informować uczestnika o swojej działalności statutowej?

Organizacja może wysyłać informacje o swojej działalności statutowej poprzez poinformowanie o możliwości wzięcia udziału w kolejnym wydarzeniu publicznym na dane podane przez uczestnika wydarzenia publicznego (np. adres e-mail). W takim przypadku przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Czy z wydarzeń publicznych w czasie których jest nagrywany dźwięk i obraz wydarzenia, organizacja może opublikować w Internecie film, na którym znajdują się wizerunki uczestników lub ich imiona i nazwiska, jeśli przedstawią się podczas zadawania pytania?

Podczas organizacji wydarzeń publicznych, organizacja ma do czynienia z dwoma kategoriami podmiotów w nim uczestniczących. Z jednej strony są to osoby, które działając na podstawie zawartej umowy z organizację biorą udział w wydarzeniu, pełniąc role prelegenta/wykładowcy. 
Z drugiej strony mamy osoby, które zapisując się na organizowane wydarzenie, deklarując swój udział, uczestniczą w wydarzeniu (np. w sympozjum, konferencji, wykładzie).

Co do pierwszego typu uczestnika wydarzeń, a mianowicie prelegenta, preferowane będzie pozyskanie przez organizację uprzedniej zgody (przed zorganizowaniem wydarzenia) na nieograniczone czasowo i terytorialnie używanie i  rozpowszechnianie w ramach działalności organizacji, wizerunku, głosu, wypowiedzi prelegenta zarejestrowanej w  trakcie danego wydarzenia. Wyrażenie zgody, o czym organizacja powinna pisemnie uprzedzić prelegenta, oznaczać może dodatkowo, jeśli ma to zastosowanie w danym przypadku, że fotografie,  filmy  lub  nagrania  wykonane podczas  tego wydarzenia  mogą zostać wykorzystane, np. w publikacjach wydawanych przez organizację, umieszczonych  na  stronach  internetowych organizacji jako organizatora wydarzenia lub w innych materiałach rozpowszechnianych za pomocą wizji bądź fonii.

Tutaj przedstawiamy przykładową treść takiej zgody.

Bądź na bieżąco z RODO!

Pobierz nasz darmowy ePoradnik RODO dla NGO.

 Poradnik zawiera między innymi:

• Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych
• Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
• Wzór klauzuli informacyjnej
• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Co do drugiej kategorii uczestników wydarzeń, a mianowicie osób będących słuchaczami, publicznością, organizacja powinna mieć na względzie uzyskanie zgody od osoby na opublikowanie jej wizerunku. Wyrażenie przez uczestnika zgody oznacza w szczególności, że  fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas wydarzenia mogą zostać wykorzystane w publikacjach wydawanych przez organizację jako organizatora, umieszczone na stronach internetowych organizacji lub innych przez nich zarządzanych, a także w innych materiałach rozpowszechnianych za pomocą wizji bądź fonii. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku powinna być uzupełniona o klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Zobacz inne nasze wskazówki, które pomogą Ci sprawdzić, czy Twoja organizacja przestrzega RODO: 

• Sprawdź stronę internetową Twojej organizacji

• Mailing zgodny z prawem

• Bezpieczne przechowywanie danych

• Deklaracje członkowskie

Dagmara Knaga – reprezentuje Stowarzyszenie Kultury Chrześcijańskiej im. ks. Piotra Skargi